Polityka ochrony dzieci

Wprowadzenie

O nas

Centrum Badań Społecznych i Ekonomicznych (CASE) to niezależny, non-profitowy instytut badawczy, założony na zasadzie, że polityka oparta na badaniach jest kluczowa dla dobrobytu ekonomicznego społeczeństw. Założone w Warszawie w 1991 roku, CASE jest obecnie uznawane za wiodący think tank w Europie Środkowej i Wschodniej, wysoko ceniony także na arenie międzynarodowej. CASE prowadzi badania polityczne oraz projekty wspierające rozwój, specjalizując się w następujących obszarach: • Polityki zrównoważonego rozwoju, • Polityki pracy, migracji i społeczne, • Polityki fiskalne i wzrost, • Handel i makroekonomia. CASE oferuje rygorystyczne analizy ilościowe i jakościowe, innowacyjne metodologie oraz solidne rekomendacje, mające na celu wspieranie zrównoważonego rozwoju gospodarczego, społecznego i środowiskowego. CASE często angażuje dzieci i młodzież w projekty badawcze i wdrożeniowe związane z powyższymi obszarami tematycznymi. Dzieci i młodzież biorą udział w działaniach badawczych, takich jak konsultacje, wywiady, grupy fokusowe, ankiety oraz działania badawcze o charakterze partycypacyjnym. CASE realizuje również szereg projektów wdrożeniowych, w których dzieci i młodzież uczestniczą w warsztatach, szkoleniach, materiałach edukacyjnych oraz zestawach narzędziowych. CASE angażuje się także w doradztwo w zakresie tworzenia polityk i podnoszenia świadomości w kwestiach związanych z prawami dzieci oraz równością.

Cel

Celem niniejszej Polityki Ochrony Dzieci jest zapewnienie bezpieczeństwa i dobrostanu dzieci i młodzieży uczestniczących w badaniach i projektach wdrożeniowych CASE. Jesteśmy odpowiedzialni za tworzenie bezpiecznego, wspierającego środowiska dla młodzieży, zwłaszcza tej zagrożonej. Będziemy przestrzegać najwyższych standardów etycznych i ochrony młodzieży oraz ustanawiać odpowiednie mechanizmy w celu: • zapobiegania krzywdzie, wykorzystywaniu i nadużyciom, • przewidywania i rozwiązywania potencjalnych problemów związanych z ochroną, • rekrutacji i szkolenia personelu zgodnie ze standardami ochrony, • przeglądu i ciągłego doskonalenia Polityki.

Zakres

Wszyscy pracownicy, wolontariusze i współpracujący eksperci muszą przestrzegać tej Polityki. Partnerzy i kontrahenci współpracujący z organizacją muszą posiadać własne polityki lub działać zgodnie z Polityką CASE.

Zatwierdzenie

Polityka została zatwierdzona przez Zarząd CASE w dniu 10 września 2024 roku. Kolejny przegląd Polityki jest planowany za 2 lata.

Cele

Polityka podzielona jest na cztery Standardy, które odzwierciedlają różne aspekty środków ochrony dzieci i młodzieży: • Standard 1: Polityka • Standard 2: Ludzie • Standard 3: Procedury • Standard 4: Odpowiedzialność. Przestrzeganie Standardów i ochrona dzieci i młodzieży to odpowiedzialność każdego, kto uczestniczy w pracach CASE. Każdy Standard dotyczy wszystkich osób, niezależnie od wieku, płci, rasy, pochodzenia etnicznego, przynależności politycznej, religii, orientacji seksualnej czy niepełnosprawności.

Standard 1: Polityka

Zasady ogólne

Wszystkie dzieci mają prawo do ochrony oraz podejmowania świadomych decyzji o swoim życiu i dobrostanie. We wszystkich naszych działaniach promujemy pozytywne traktowanie dzieci i wspieramy ich odporność.

1. Za każdym razem, gdy to możliwe, będziemy angażować dzieci w wyrażanie ich poglądów i opinii na temat spraw, które są dla nich ważne. Udział dzieci będzie realizowany w sposób nieeksploatujący i znaczący, zgodnie ze standardami ustalonymi przez inne organizacje badawcze.
2. Priorytetem w działaniach CASE jest ochrona dzieci, a we wszystkich działaniach organizacji stawiamy na mechanizmy i praktyki skoncentrowane na dzieciach, aby nasze działania były odpowiednie dla ich wieku i kompleksowe.
3. CASE ma politykę zerowej tolerancji wobec jakichkolwiek form krzywdy, wykorzystywania czy zaniedbania. CASE zapewni, że relacje władzy nie zostaną zaburzone, a wszystkie działania będą prowadzone z poszanowaniem i partnerstwem.
4. Będziemy zapobiegać, zgłaszać i reagować na wszystkie przypadki krzywdy, niezależnie od tego, czy miały miejsce wewnątrz, czy na zewnątrz organizacji. Żadne obawy nie będą traktowane jako błahe, a w razie potrzeby niezwłocznie zaangażujemy odpowiednie organy.
5. Ochrona dzieci jest odpowiedzialnością całej organizacji oraz współpracujących ekspertów, wolontariuszy, partnerów i współpracowników. Każdy, kto ma kontakt z CASE, musi odpowiednio reagować na wszelkie problemy czy obawy.
6. Wszystkie obawy będą zgłaszane i rozpatrywane w poważny, terminowy i staranny sposób, z gwarancją poufności. Jasne procedury zgłaszania i formularze skarg będą dostępne dla wszystkich, którzy mają kontakt z CASE.
7. Będziemy przeprowadzać szkolenia i podnosić świadomość na temat odpowiedzialności za ochronę dzieci wśród wszystkich aktorów objętych zakresem tej polityki i poza nią.

Mapa zabezpieczeń ochrony dzieci

Poniższa tabela mapująca przedstawia akty prawne i polityki dotyczące ochrony dzieci, które są istotne dla ustaleń CASE.

Źródło: opracowanie własne.

Definicje:

Dziecko – każda osoba poniżej 18. roku życia, chyba że lokalne prawo stanowi inaczej. Krzywda – jakikolwiek szkodliwy wpływ na fizyczne, psychiczne lub emocjonalne dobro dziecka lub zagrożenie dla jego dobrostanu. Wykorzystywanie – użycie dziecka dla korzyści, zysku lub przewagi. Zaniedbanie – niezapewnienie podstawowych potrzeb dziecka, w tym opieki fizycznej, psychicznej, edukacyjnej i medycznej. Przemoc – każde celowe użycie siły, fizyczne lub w formie groźby, wobec dzieci. Przemoc fizyczna – umyślny akt powodujący obrażenia ciała lub uraz. Wykorzystywanie seksualne – zmuszanie lub nakłanianie dziecka do uczestnictwa w czynnościach seksualnych, osobiście lub online. Przemoc emocjonalna – zachowania wpływające na emocjonalny dobrostan dzieci. Działania organizacji – wszystkie działania organizacji, które świadczą bezpośrednie usługi dla dzieci. Dla CASE są to w szczególności badania, konsultacje, warsztaty, szkolenia, programy edukacyjne oraz zabawy. Personel – wszyscy pełnoetatowi pracownicy CASE, eksperci kontraktowi, członkowie zarządu, rady nadzorczej i rady doradczej. Partnerzy – wszystkie organizacje, z którymi CASE wchodzi w partnerstwo lub konsorcjum.

Zasady prowadzenia badań i działań przyjaznych dzieciom

CASE zobowiązuje się do prowadzenia badań i działań przyjaznych dzieciom, aby wspierać dzieci w wyrażaniu swoich poglądów na temat ich życia i angażować je w sposób znaczący w projekty badawcze i szkoleniowe. Projektujemy nasze badania z: • Metodami zbierania informacji z pierwszej ręki, w tym grupy fokusowe, wywiady pogłębione i kwestionariusze, dostosowane do możliwości dziecka, • Obserwacją zachowań dzieci metodami etnograficznymi, z niezbędną zgodą dziecka i/lub rodzica, chyba że uzyskanie zgody jest niemożliwe, • Analizą danych wtórnych o dzieciach, np. zebranych statystyk, dokumentów, danych lub akt z odpowiednich instytucji.

Nasze inne działania obejmują:

• Zabawne i angażujące działania, które angażują dzieci w naukę i/lub zabawę,

• Szkolenia i działania edukacyjne prowadzone przez doświadczonych edukatorów formalnych,

• Wydarzenia networkingowe dla dzieci lub w grupach międzypokoleniowych.

Zaangażowanie dzieci/rodziców

Zobowiązujemy się do prowadzenia badań partycypacyjnych i inkluzyjnych, gdziekolwiek to możliwe. Działania CASE mają angażować wszystkich interesariuszy, takich jak dzieci, rodzice i edukatorzy formalni, na równych zasadach, w partnerstwie, uwzględniając dodatkowe wrażliwości wynikające z wieku, płci, pochodzenia etnicznego, narodowości, religii itp. Nasze zasady partycypacyjne opierają się na: • Tłumaczeniu materiałów na różne języki, jeśli to możliwe, • Dostosowywaniu narzędzi badawczych do wieku i dostępności, • Projektowaniu inkluzywnych strategii rekrutacyjnych, • Udostępnianiu wyników badań dzieciom, • Zbieraniu zgody dziecka i/lub rodzica, • Przekazywaniu kart informacyjnych uczestnikom dostosowanych do każdego projektu, • Refleksyjnym podejściu do dynamiki władzy między personelem CASE a uczestnikami, • Zaangażowaniu różnych dorosłych interesariuszy w zasady partycypacyjne.

Standard 2: Ludzie

CASE zobowiązuje się do zapewnienia bezpieczeństwa i dobrostanu dzieci poprzez działania i zachowania swoich pracowników, wolontariuszy oraz powiązanych ekspertów. Ten standard opisuje zobowiązania organizacji w zakresie ochrony podczas rekrutacji, szkoleń, odpowiedzialności za role, dostępu do zewnętrznych porad oraz zarządzania partnerstwami. Przestrzegając tych zasad, CASE zapewnia, że wszyscy zaangażowani utrzymują najwyższe standardy ochrony dzieci.

Bezpieczna rekrutacja i środki ochrony

Jesteśmy zobowiązani do projektowania i wdrażania praktyk rekrutacyjnych, które priorytetowo traktują ochronę dzieci, zapewniając, że wybierane do zespołu osoby są w pełni zaangażowane w te zasady i nie stanowią zagrożenia dla dzieci. Będziemy aktywnie identyfikować i rozwiązywać potencjalne ryzyka na każdym etapie procesu rekrutacji. CASE wdroży środki ochrony dzieci na każdym etapie rekrutacji – w tym szczegółowe działania przed, w trakcie i po procesie selekcji, aby zagwarantować silne zabezpieczenia i utrzymać najwyższe standardy bezpieczeństwa dzieci na każdym poziomie.

• Każdy proces rekrutacji będzie oparty na dokładnej ocenie roli zawodowej lub stanowiska wolontariusza, z uwzględnieniem stopnia interakcji z dziećmi.
• Opisy stanowisk będą jasno określać odpowiedzialność w zakresie ochrony dzieci, a wszystkie ogłoszenia podkreślą nasze zobowiązanie do ochrony. Wywiady będą zawierać co najmniej jedno pytanie oceniające rozumienie przez kandydatów ochrony dzieci. Ostateczne oferty będą uzależnione od satysfakcjonujących wyników weryfikacji, w tym co najmniej dwóch referencji, dowodów historii zatrudnienia, potwierdzenia tożsamości, kwalifikacji i rejestracji, oraz sprawdzenia przeszłości kryminalnej (jeśli dotyczy). Wszyscy kandydaci muszą podpisać kodeks postępowania, w tym sekcję potwierdzającą, że są bezpieczni do pracy z dziećmi.
• Wszyscy pracownicy, wolontariusze i kontrahenci są zobowiązani do przeczytania, zrozumienia i podpisania Polityki Ochrony Dzieci jako części ich zatrudnienia lub zaangażowania z CASE. To gwarantuje, że każda osoba jest świadoma swojej odpowiedzialności za utrzymywanie najwyższych standardów zachowania wobec dzieci.
• Praca nie może się rozpocząć, dopóki wszystkie kroki bezpiecznej rekrutacji, w tym sprawdzenie przeszłości (jeśli dotyczy) i szczegółowe wytyczne dotyczące Polityki Ochrony Dzieci, nie zostaną zakończone.

Szkolenie pracowników

Ciągłe szkolenie i edukacja wyposaża pracowników CASE, stażystów, wolontariuszy i współpracowników w wiedzę i umiejętności potrzebne do utrzymania bezpiecznego środowiska dla dzieci. Ta sekcja szczegółowo opisuje nasze zobowiązanie do zapewnienia odpowiednich, bieżących szkoleń wszystkim zaangażowanym stronom.

• Wszyscy nowi pracownicy i wolontariusze otrzymają obowiązkowe szkolenie z zakresu ochrony jako część ich wprowadzenia. To szkolenie obejmuje definicję nadużyć, procedury zgłaszania oraz oczekiwania CASE dotyczące zachowania.
• Regularnie organizowane będą szkolenia uaktualniające, aby utrzymać pracowników na bieżąco z najlepszymi praktykami i wszelkimi zmianami w polityce, kodeksie postępowania lub wymogach prawnych.
• Pracownicy pełniący specyficzne funkcje związane z ochroną, takie jak Funkcjonariusz ds. Ochrony Dzieci, otrzymają dodatkowe szkolenia dostosowane do ich potrzeb. Obejmuje to zaawansowane kursy oceny ryzyka, radzenia sobie z ujawnieniami oraz skutecznego zarządzania kwestiami ochrony.

Role i odpowiedzialności (struktura organizacyjna, Funkcjonariusz ds. Ochrony Dzieci)

Określenie jasnych ról i odpowiedzialności zapewnia, że ochrona jest wbudowana na wszystkich poziomach organizacji. Ta sekcja opisuje strukturę odpowiedzialności za ochronę w CASE, w tym rolę wyznaczonego Funkcjonariusza ds. Ochrony Dzieci.

• Wyznaczony Funkcjonariusz ds. Ochrony Dzieci nadzoruje wdrażanie Polityki Ochrony oraz udziela wskazówek w kwestiach związanych z ochroną. Szczególne zadania Funkcjonariusza ds. Ochrony Dzieci:
  • Pełni rolę głównego punktu kontaktowego w organizacji w sprawach związanych z ochroną dzieci.
  • Upewnia się, że pracownicy i partnerzy są w pełni poinformowani o Polityce Ochrony Dzieci i rozumieją swoje role i odpowiedzialności, zapewniając szkolenia, wsparcie i ciągłe doradztwo w miarę potrzeb.
  • Udziela fachowych porad i wsparcia pracownikom i partnerom w zakresie wdrażania polityki ochrony, w tym przeprowadzania ocen ryzyka i zapewniania zgodności z ustalonymi standardami.
  • Nawiązuje i utrzymuje kontakty z lokalnymi specjalistami ds. ochrony dzieci, opieki zdrowotnej i organami ścigania, aby uzyskać poradę i wsparcie w przypadku incydentów lub konieczności skorzystania z zewnętrznej ekspertyzy.
  • Promuje świadomość polityki ochrony oraz nasze zobowiązanie do przestrzegania praw dzieci wśród dzieci, rodzin i społeczności zaangażowanych w działania CASE, zapewniając, że polityka jest dostępna i zrozumiana.
  • Jest początkowym punktem kontaktowym w sprawach dotyczących ochrony dzieci i, w razie potrzeby, eskaluje te kwestie do Zarządu.
  • Prowadzi dokładne rejestry wszystkich zgłoszonych incydentów, zapewniając poufność i dokładną dokumentację każdego przypadku.
  • Wspiera monitorowanie i wdrażanie Polityki Ochrony Dzieci poprzez składanie rocznych sprawozdań z postępów Zarządowi, w tym proponowanie działań mających na celu poprawę praktyk ochrony.
• Ochrona jest wspólną odpowiedzialnością w CASE. Kluczowi pracownicy (głównie Zarząd) są wyznaczeni jako punkty kontaktowe, aby zapewnić odpowiedzialność i nadzór nad Polityką oraz aby dane kontaktowe Funkcjonariusza ds. Ochrony Dzieci były publicznie dostępne, aby osoby wiedziały, jak i gdzie zgłaszać obawy lub szukać porad w sprawach ochrony dzieci.
• Każdy pracownik, niezależnie od stanowiska, jest odpowiedzialny za ochronę dzieci i musi działać zgodnie z Polityką Ochrony Dzieci CASE. Obejmuje to przestrzeganie Kodeksu Postępowania (Załącznik 2), zgłaszanie wszelkich obaw oraz tworzenie bezpiecznego i wspierającego środowiska dla dzieci.

Zewnętrzne porady i zasoby wsparcia

Dostęp do zewnętrznych porad i zasobów wsparcia wzmacnia zdolność CASE do skutecznej ochrony dzieci.

• CASE będzie współpracować z zewnętrznymi organizacjami ds. ochrony dzieci, doradcami prawnymi oraz usługami wsparcia, aby zapewnić fachowe doradztwo w przypadku pojawienia się obaw dotyczących ochrony. Te zasoby zapewniają, że pracownicy mają dostęp do najnowszych porad i najlepszych praktyk.
• Pracownicy zaangażowani w sprawy związane z ochroną będą mieli dostęp do wsparcia emocjonalnego i zawodowego, aby pomóc w radzeniu sobie ze stresem i złożonością takich sytuacji. Zasoby będą również dostępne dla dzieci i rodzin, aby zapewnić im odpowiednie wsparcie zgodne z ich potrzebami.

Partnerstwa z innymi organizacjami

Partnerstwa są kluczowe do osiągnięcia celów ochrony CASE. CASE zapewni, że wszyscy partnerzy będą zgodni z naszymi standardami i zasadami ochrony.

• Wszyscy partnerzy CASE, w tym darczyńcy, partnerzy projektów, powiązane podmioty i kontrahenci, są zobowiązani do posiadania środków ochrony zgodnych ze standardami CASE. Jeśli nie, muszą przestrzegać Polityki CASE i podpisać Kodeks Postępowania.
• Umowy partnerskie zawierają jasne oczekiwania, role i procedury dotyczące ochrony, w tym protokoły zgłaszania.
• CASE będzie ściśle współpracować z partnerami, aby budować zdolności i zapewnić spójne praktyki ochrony. Obejmuje to wspólne szkolenia, regularne przeglądy środków ochrony oraz otwarte kanały komunikacyjne w celu wspólnego rozwiązywania wszelkich obaw.

Ryzyka będą systematycznie oceniane w każdym projekcie dotyczącym dzieci i młodzieży. Proces ten obejmuje identyfikację ryzyka, jego ocenę oraz strategię łagodzenia. Ocena ryzyka zostanie przeprowadzona przed rozpoczęciem projektu, z dokładnym zwróceniem uwagi na wszelkie nieprzewidziane ryzyka w trakcie jego trwania.

Protokół ochrony dzieci

Następująca procedura zgłaszania i reagowania jest obowiązkiem wszystkich osób wskazanych w zakresie Polityki. Procedura zostanie uruchomiona w przypadku pojawienia się jakichkolwiek obaw, podejrzeń lub incydentów zagrażających dobrostanowi dzieci. Osoba podejrzewająca lub będąca świadkiem naruszenia tej Polityki jest zobowiązana do reakcji w ciągu 24 godzin, a Funkcjonariusz ds. Ochrony Dzieci musi podjąć działania w ciągu 72 godzin od otrzymania zgłoszenia. Poufność musi być chroniona przez cały proces. Wszystkie zgłoszenia i obawy muszą być traktowane poważnie.

Odpowiedzialność kierownictwa

Główna odpowiedzialność za opracowanie i wdrożenie polityki ochrony dzieci spoczywa na Funkcjonariuszu ds. Ochrony Dzieci oraz Zarządzie. Funkcjonariusz ds. Ochrony Dzieci powinien być nominowany przez Zarząd. Funkcjonariusz ten powinien mieć doświadczenie w projektach z udziałem dzieci oraz dobrą znajomość mechanizmów przemocy, strategii łagodzenia ryzyka, przepisów krajowych i międzynarodowych, zagadnień etycznych oraz praw dzieci. Funkcjonariusz ds. Ochrony Dzieci powinien uczestniczyć w możliwych szkoleniach dotyczących ochrony i zabezpieczenia dzieci. Funkcjonariusz jest również odpowiedzialny za podnoszenie świadomości wśród personelu w zakresie ochrony dzieci, obsługę skarg oraz regularne przeglądy i aktualizacje Polityki. Zarząd jest odpowiedzialny za mianowanie Funkcjonariusza ds. Ochrony Dzieci i nadzorowanie jego pracy. Odpowiada również za prowadzenie wewnętrznych procedur skargowych oraz za dzielenie się informacjami z władzami lub służbami zajmującymi się dziećmi. Zarząd wprowadza zmiany w Polityce na podstawie zaleceń Funkcjonariusza ds. Ochrony Dzieci.

Plan informacyjny, medialny i komunikacyjny

Ochrona dzieci jest zasadą, która będzie przestrzegana we wszystkich działaniach komunikacyjnych, medialnych oraz upowszechniających dotyczących projektów związanych z dziećmi. Zawsze będziemy respektować prawo dzieci do prywatności i dbać, aby ich bezpieczeństwo nie było zagrożone w wyniku działań medialnych. Zebrane informacje i materiały wizualne będą wykorzystywane wyłącznie w celach zawodowych.

Plan informacyjny, medialny i komunikacyjny odnosi się do następujących kwestii:

1. Świadoma zgoda
   Wszystkie badania, informacje oraz materiały komunikacyjne dotyczące projektów z udziałem dzieci będą realizowane na podstawie zgody dziecka i rodzica (Załącznik 1). Zgoda na wykorzystanie mediów będzie częścią standardowego formularza zgody na badania i realizację działań, z możliwością rezygnacji tylko z sekcji dotyczącej mediów. Formularze zgody będą zawierały wszystkie możliwe kanały komunikacji i formy przekazu dostosowane do działań upowszechniających i komunikacyjnych każdego projektu.
2. Zbieranie informacji i obrazów
   Wszelkie dane dotyczące dzieci będą zbierane za ich zgodą. Informacje i obrazy dotyczące dzieci muszą być gromadzone w bezpiecznym środowisku, bez presji. Zgromadzone dane muszą być zgodne ze standardami społeczności i kultury. Dzieci muszą mieć możliwość wycofania zgody na udział w badaniach, działaniach lub na wykorzystanie mediów w dowolnym momencie. Zewnętrzni przedstawiciele mediów muszą działać zgodnie z Kodeksem Postępowania CASE.
3. Wykorzystanie informacji i obrazów
   Obrazy, które nie spełniają opisanych powyżej standardów, nie mogą być upowszechniane. Jakiekolwiek informacje, które mogą prowadzić do identyfikacji tożsamości dziecka (np. imię, nazwisko, data urodzenia, adres, miejsce nauki, miejsce zamieszkania, imiona rodziców czy inne dane wrażliwe) muszą zostać usunięte. Dzieci na obrazach muszą być przedstawiane z godnością i szacunkiem, z dala od sytuacji narażających na wrażliwość lub nieodpowiednie ubranych. Obrazy nie będą manipulowane ani zniekształcać rzeczywistości sytuacji. Będziemy przestrzegać najwyższych standardów etycznych podczas analizy danych, unikając fabrykacji, uogólnień czy projekcji.
4. Ochrona danych
   Będziemy chronić dane dzieci zgodnie z krajowymi i międzynarodowymi przepisami, w tym RODO. Będziemy przestrzegać standardów RODO w zakresie legalności, rzetelności i przejrzystości; ograniczenia celu; minimalizacji danych; dokładności; ograniczenia przechowywania; integralności i poufności; oraz odpowiedzialności. W miarę możliwości projekty będą miały wyznaczonego Inspektora Ochrony Danych, który zapewni rozwiązywanie wszystkich kwestii związanych z ochroną danych.
5. Bezpieczeństwo online
   Osoby objęte zakresem tej Polityki, które są zaangażowane w projekty z udziałem dzieci, zostaną poinformowane o odpowiednim wykorzystaniu informacji, technologii i komunikacji. Osoby zaangażowane w projekty z udziałem dzieci muszą ocenić ryzyka związane z bezpieczeństwem online oraz omówić ten temat z uczestnikami. CASE będzie starannie planować i przeglądać swoją komunikację dotyczącą projektów z udziałem dzieci. Personel CASE zachęca się do udostępniania wyłącznie materiałów wizualnych pochodzących z oficjalnych kanałów CASE i unikania robienia własnych zdjęć do użytku prywatnego. Kwestie bezpieczeństwa online są również objęte Protokołem Ochrony Dzieci opisanym w niniejszej Polityce.

Standard 4: Odpowiedzialność

Odpowiedzialność zapewnia skuteczność działań w ramach Polityki Ochrony Dzieci CASE oraz buduje zaufanie wśród interesariuszy. Rozdział ten opisuje nasze uporządkowane procesy monitorowania zgodności, obsługi skarg oraz oceny naszych polityk ochrony z określonymi terminami, aby zapewnić ciągły nadzór i poprawę.

Monitorowanie zgodności i wdrażania polityki

Aby zapewnić, że środki ochrony są wdrażane w sposób spójny i skuteczny, będziemy prowadzić regularne i uporządkowane działania monitorujące:

• Kwartalne Monitorowanie Wewnętrzne (Co 3 miesiące): Będzie przeprowadzane w celu oceny przestrzegania Polityki Ochrony Dzieci przez naszych pracowników i partnerów. Kontrole te będą obejmować sesje feedbackowe z Oficerem Ochrony Dzieci oraz przegląd praktyk ochrony, koncentrując się na tym, czy standardy są wdrażane skutecznie i zgodnie z Kodeksem Postępowania. Raporty będą opracowywane na koniec każdego kwartału, aby podsumować wyniki i zidentyfikować działania korygujące.
• Coroczny Audyt Wewnętrzny (Raz w roku, co październik): Będzie obejmować ocenę wdrażania środków ochrony we wszystkich operacjach CASE. Wyniki, opracowane przez Oficera Ochrony Dzieci, będą przeglądane przez Zarząd w listopadzie, a plan działania zostanie opracowany w celu rozwiązania zidentyfikowanych problemów.
• Uczenie się z incydentów (W razie potrzeby): Każdy zgłoszony incydent związany z ochroną będzie przeglądany w ciągu miesiąca od jego wystąpienia. Szczegółowy przegląd sprawy zostanie przeprowadzony przez Oficera Ochrony Dzieci oraz Zarząd w celu zidentyfikowania przyczyn i zalecenia zmian w naszych praktykach. Streszczenia tych przeglądów będą udostępniane odpowiednim pracownikom, aby zapewnić szybkie wdrożenie wniosków.

Procedura składania skarg

Jasna i dostępna procedura składania skarg zapewnia, że obawy dotyczące ochrony dzieci mogą być zgłaszane i szybko rozwiązywane.

• Kluczowym narzędziem w tym procesie jest Formularz Zgłaszania Incydentów (Załącznik 3), który zapewnia uporządkowane i efektywne podejście do obsługi skarg związanych z ochroną. Formularz ten musi być wypełniony jak najszybciej po zidentyfikowaniu obawy lub zarzutu. Formularz jest dostępny w formacie cyfrowym i papierowym i można go uzyskać poprzez intranet organizacji lub Oficera Ochrony Dzieci. Wypełnione formularze należy poufnie przesłać do wyznaczonego Oficera Ochrony Dzieci w ciągu 24 godzin od incydentu. Wszystkie informacje zapisane w Formularzu Zgłaszania Incydentów będą traktowane z najwyższą poufnością. Tylko osoby bezpośrednio zaangażowane w zarządzanie incydentem oraz odpowiedzialne za nadzór ochrony będą miały dostęp do tych zapisów.
• Wszystkie zgłoszenia będą potwierdzane w ciągu 48 godzin od ich otrzymania, z przeprowadzeniem wstępnej oceny w celu określenia pilności i odpowiedniego kierunku działań, zapewniając natychmiastowe bezpieczeństwo dziecka, jeśli zajdzie taka potrzeba.
• Po otrzymaniu skargi, dochodzenie zostanie wszczęte w ciągu pięciu dni roboczych. Dochodzenia będą prowadzone zgodnie z ustalonymi protokołami, z priorytetem dla poufności i najlepszego interesu dziecka.
• W trakcie procesu dochodzenia Oficer Ochrony Dzieci zapewni ochronę przed odwetem dla osób zgłaszających obawy. Wynik każdego dochodzenia będzie komunikowany odpowiednim pracownikom w ciągu 30 dni od złożenia skargi. Jeśli potrzeba więcej czasu, będą regularnie dostarczane aktualizacje.
• Działania korygujące będą wdrażane natychmiast w celu rozwiązania wszelkich zidentyfikowanych nieprawidłowości.
• Osoby składające skargę za pomocą Formularza Zgłaszania Incydentów otrzymują informacje zwrotne na temat wyniku dochodzenia w granicach poufności i przepisów o ochronie prywatności. Informacje te obejmują kroki podjęte w celu rozwiązania obawy oraz wszelkie dalsze planowane działania.

Ocena polityki

Regularna ocena naszej polityki ochrony zapewni, że pozostaje ona skuteczna, aktualna i zgodna z najlepszymi praktykami. Każdego stycznia Polityka Ochrony Dzieci będzie poddawana wewnętrznemu przeglądowi. Obejmuje to zbieranie opinii od pracowników, partnerów i interesariuszy na temat skuteczności polityki oraz analizowanie danych z incydentów i audytów. Zalecenia dotyczące aktualizacji polityki będą składane Zarządowi przez Oficera Ochrony Dzieci do lutego. Oprócz corocznych przeglądów wewnętrznych, nasza polityka będzie formalnie oceniana przez zewnętrznego oceniającego co trzy lata w celu oceny jej zgodności, skuteczności i obszarów do poprawy, a wyniki zostaną przedstawione Zarządowi. Wnioski i rekomendacje z przeglądów i ocen będą wprowadzane do polityki natychmiast po ocenie. Zaktualizowane polityki i procedury będą komunikowane wszystkim pracownikom w ciągu miesiąca od zatwierdzenia, aby zapewnić szybkie wdrożenie.